Gestionnaire Déplacement Mission (F/H) - Cellule 2 (E-cell)

Activités principales
Sous la responsabilité hiérarchique de la Coordinatrice des déplacements professionnels :

Accueil, orientation et gestion des formalités essentielles à la bonne préparation des déplacements

• Vérifier et confirmer la faisabilité des mouvements (départs, retours, transits) en s’assurant que le statut de la personne concernée (médical, administratif, etc.) permet d’envisager les déplacements dans les conditions souhaitées.
• Organiser et veiller à la bonne réalisation des briefings et des débriefings.
• Organiser les rendez-vous médicaux selon les procédures en place (Pasteur, etc.).
• S’assurer de la disponibilité, la validité et la conformité des documents de voyage.
• Veiller à ce que les personnes en situation de déplacement reçoivent en amont des informations pratiques requises (plans de déplacement, prérequis administratifs et médicaux, documents essentiels, etc.) avant la confirmation du déplacement.
• Répondre à l’ensemble des préoccupations en lien avec la préparation du voyage ; Faciliter les interactions entre les personnes en situation de déplacement et les autres parties prenantes clés (RH Cellules, Admin RH, SHU, etc.).
• S’assurer de la réalisation effective des formalités essentielles (rendez-vous médicaux, etc.) ; Alerter les parties prenantes concernées (Cellules, SHU, etc.) en cas de manquements susceptibles de compromettre l’organisation du déplacement.
• Proposer en permanence un accompagnement proactif, attentionné et adaptée à la configuration de chaque déplacement (personnes accueillies à Paris, personnes disposant d’une expérience limitée dans les déplacements MSF, etc.).

Gestion administrative, logistique et financière des déplacements

• Gérer les démarches d’obtention des documents et autres autorisations nécessaires au déplacement (visas, permis de travail, laisser-passer, etc.) pour OCP, et le cas échéant pour les autres centres opérationnels.
• Etablir les fiches départs et définir les plans de voyages pour les personnes déployées dans son périmètre d’activité.
• Se tenir constamment informé·e des règles, obligations et conditions spécifiques de déplacements dans son périmètre d’activité.
• Analyser les risques associés aux différents déplacements (mouvement susceptible d’impliquer une compagnie aérienne classée « orange » ou « rouge » par Cellule avion, retards conséquents à l’arrivée ou au départ, etc.) ; Alerter les personnes concernées (Cellules, etc.) ; Identifier et proposer les solutions alternatives
•  S’assurer de la bonne transmission des informations critiques sur les mouvements nationaux et internationaux entre acteur·rices clés du siège et du terrain (Cellules, Missions, SHU, GP, etc.)
• Représenter l’association dans les contacts avec les partenaires externes (ambassades, consulats, compagnies aériennes, agence de voyages, hôtes, taxis, etc.) ; Veiller à ce que les interactions se déroulent conformément aux intérêts et aux valeurs éthiques de MSF.
• Gérer la caisse affectée aux dépenses de déplacement (paiement des per diem, visas, etc.) conformément aux procédures comptables applicables ; Assurer la disponibilité de la trésorerie suffisante ; Gérer le coffre du service par délégation de la Coordinatrice du service.

Conseil, expertise technique et facilitation des opérations

• Conseiller les équipes opérationnelles sur les modalités optimales de gestion des mouvements dans le cadre du déploiement des équipes sur le terrain.
• Accompagner et encadrer techniquement les personnes en charge des mouvements dans son périmètre d’activité.
• S’assurer de la bonne transmission des informations critiques sur les mouvements nationaux et internationaux entre acteur·rices clés du siège et du terrain (Cellules, Missions, SHU, GP, etc.).
• Occuper ponctuellement des postes d’Admin transit ou d’officier de liaison sur le terrain ; Procéder à des visites d’évaluation ou d’appuie lorsque c’est nécessaire 
• Assurer la capitalisation, le partage d’expérience et de bonnes pratiques dans la gestion des mouvements à tous les niveaux.
• Faciliter la compréhension et la prise en compte des enjeux institutionnels (environnement, QVT, etc.) dans l’organisation des déplacements.

Activités transversales et contribution à la gestion du service

• Participer activement, être force proposition dans les projets/travaux transverses portés ou alimentés par le service.
• Participer au suivi et à l’évaluation des activités du service ; contribuer à la réalisation des rapports d’activité.
• Tenir à jour les tableaux de bords d’analyse et de gestion d’activité.
• Contribuer au développement et à l’amélioration des processus et outils du service.
• Partager les informations et les connaissances, développer la capacité à travailler avec les autres services ou départements.
• Garantir la continuité de l’activité dans son périmètre et à l’échelle du service ; Participer à la prise en charge des périodes d’astreintes selon les règles en vigueur et l’organisation du service.