Superviseur.se Logistique & Administration - Basé à Dakar F/H

MISSION

But principal :

Accomplir les tâches administratives, superviser les activités quotidiennes de la logistique et assurer la maintenance des équipements, des installations et des infrastructures de MSF conformément aux protocoles de MSF en vue de conserver les installations en parfaite condition et de participer au développement de la mission.

Principales Responsabilités :

• Faire le suivi des activités de maintenance des infrastructures, de la gestion des stocks de produits non médicaux et de l’équipement, conformément aux normes de MSF. Assurer la vérification et le suivi des installations sous la supervision du supérieur hiérarchique. Effectuer des visites quotidiennes des installations, en signalant les anomalies ou problèmes au supérieur hiérarchique. Évaluer les besoins de remise en état et faire le suivi des travaux mineurs de remise en état suivant les instructions données par le supérieur hiérarchique et en lui rendant compte de l’avancement. Vérifier que les normes de sécurité sont observées dans les installations (présence des extincteurs, mise à la terre des installations électriques).
• Faire le suivi de l’utilisation des véhicules, des machines et des appareils mécaniques et électriques.
• Planifier avec le supérieur hiérarchique les activités de maintenance et les vérifications nécessaires des réseaux d’énergie et de leurs configurations, conformément aux normes de MSF.
• Coordonner et diriger l’équipe de logistique placée sous sa responsabilité, et en particulier; définir les tâches de chaque personne, assurer la supervision au quotidien, vérifier la qualité du travail (ponctualité, rigueur, qualité, etc.), établir les horaires de travail des équipes de logistique de chaque département ou installation, organiser et diriger les réunions de l’équipe placée sous sa supervision, participer au recrutement du personnel pour son équipe,participer aux réunions de logistique et rendre compte de ses activités.
• Assurer la maintenance de la flotte de véhicules; planifier et superviser la maintenance préventive et curative de tous les véhicules du projet selon les normes de MSF. Former les chauffeurs à de bonnes habitudes de conduite et aux vérifications standards et assurer leur suivi.
• Gérer les commandes et en faire le suivi ; recueillir les commandes relatives à la logistique en provenance des différents départements ou installations de santé, établir les commandes et en faire le suivi, selon les procédures en place, offrir le soutien technique au magasinier, effectuer des achats locaux selon les procédures d’approvisionnement de MSF et assurer les conditions de réception du fret ou des matériels qui arrivent ainsi que l’organisation et le conditionnement du matériel avant son expédition.
• Elaborer les fiches de per diem pour tous les arrivants, modifier et mettre à jour les données nécessaires afin d’assurer leur ponctualité et leur exactitude.
• Faire le suivi des contrats de location arrivant à expiration et informer le Coordinateur du projet à temps pour organiser un renouvellement ou pour trouver une autre alternative.
• Assister le Coordinateur du projet avec les prévisions budgétaires mensuelles et la planification afin de pouvoir assurer le règlement des besoins quotidiens, avances sur salaires, salaires, per diem etc.
• Traiter les factures des fournisseurs en vue de leur validation suivie de paiement et garder un contrôle strict sur tous les documents requis, signalant toute disparité au Coordinateur du projet.
• Classer et préparer tous les éléments de comptabilité requis par le Coordinateur projet.
• Assurer un contrôle strict sur toutes les dépenses et la fiabilité des relevés et de la documentation.
• Faire en sorte que toutes les informations administratives soient accessibles à tout le personnel (plannings, affichage, réunions, notes de service, etc.)
• Transmettre au service RH ,à date convenue, tous les variables de la paie mensuelle
• Gérer, de concert avec le coordinateur projet, les arrivées et les départs du personnel du pays : visas, billets d’avion et ensemble des démarches nécessaires.
• Coordonner avec les projets, les sièges et Dakar les mouvements du personnel et les formali-tés administratives y afférentes (passeport, visas, per diem)
• Garder le contact avec les partenaires extérieurs pour rester informé/e des politiques et procédures concernant les déplacements, formalités d’entrée, permis de travail (immigration, UN, compagnies aériennes ...).
• Prendre en charge la préparation des moyens de télécommunication et l’attribution des hébergements maison/appartement/chambre ; veiller à la correcte exécution de l’entretien des logements (mobilier, ménage, nourriture).
• Toute autre tâche déléguée par le Coordinateur du projet