Adjoint·e Responsable Cellule H/F

• Il/elle seconde le responsable de la cellule dans la coordination quotidienne des opérations, de l'équipe et des ressources.
• Le/la responsable adjoint de la cellule propose et pilote la stratégie médico-opérationnelle des projets des pays dont la cellule a la charge.
• Il/elle assume tout ou une partie des responsabilités du responsable de cellule en cas d'absence de ce dernier.
• Il/elle fait partie du département des Opérations. Il/elle rend compte hiérarchiquement et fonctionnellement au responsable de cellule/RC de la Cellule 6.

Principales responsabilités :

Constituer un trinôme avec le responsable de cellule et le responsable de cellule adjoint en charge de la médicine.

Contribuer à la définition des stratégies médico-opérationnelles de l'unité :

• Participer à l'élaboration des stratégies médico-opérationnelles du portefeuille (missions, régionales, thématiques), en cohérence avec les orientations fixées dans le plan stratégique de l'OCP.
• Assurer la clarté de la justification des interventions et des intentions opérationnelles.
• Contribuer à assurer la pertinence et la qualité des interventions de la mission.
• Garantir la mise en œuvre des politiques (médicales, logistiques, financières, RH, etc.), des bonnes pratiques et le déploiement des outils.
• Travailler avec le responsable de la cellule pour créer, maintenir et étendre un réseau de contacts externes clés parmi un large éventail d'acteurs étatiques et non étatiques (gouvernements, donateurs, diaspora, universités, ONG, etc.) pour soutenir les opérations OCP de MSF.

Coordonner les activités de l'unité, sous la supervision du Responsable de Cellule et selon le partage des responsabilités :

• Analyser le contexte (politique, sécuritaire, sanitaire) des pays d'intervention et proposer les opérations les plus appropriées (ouverture, adaptation ou fermeture de projets)
•   Accompagner le responsable de cellule dans la création, la maintenance et la communication d'une feuille de route médico-opérationnelle intégrée de la cellule.
• En collaboration avec le responsable adjoint de la cellule en charge de médicine et le Chef de Mission, définir les indicateurs médico-opérationnels clés de chaque intervention, et veiller à ce qu'ils soient mesurés et rapportés régulièrement.
• Surveiller, évaluer et signaler les problèmes et les risques qui peuvent avoir un impact négatif sur les objectifs de mission convenus et s'engager dans l'identification proactive de solutions pratiques pour y remédier.
• Assurer l'exécution des changements opérationnels et des actions convenues avec la Direction des Opérations, au sein de la cellule, entre la cellule et les missions et avec les autres entités et bureaux de MSF.
• Garantir que la structure organisationnelle et les ressources nécessaires à l'exécution des missions et des différentes phases des projets sont définies et ajustées régulièrement.
• Travailler en étroite collaboration avec les autres départements et unités OCP de MSF (évaluations, collecte de fonds, approche centrée sur le patient, etc.) et prendre en charge certains dossiers transversaux si nécessaire.
• Être un interlocuteur privilégié et apporter son soutien aux Chefs de Mission, aux Coordinateurs d'Urgence et aux Coordinateurs Médicaux.
• Au besoin, participer à des missions exploratoires, à des interventions d'urgence et remplacer des chefs de mission.

Préparation et intervention en cas d'urgence

• Superviser et soutenir les stratégies d'intervention d'urgence de la mission et les adapter aux réalités opérationnelles et aux besoins changeants de la population.
• Collaborer avec les équipes sur le terrain et leur fournir un soutien technique à toutes les étapes de la gestion des situations d'urgence (préparation, surveillance, détection et enquête, planification et intervention, monitoring et évaluation, rapports, suivi et réorientation, sortie et fermeture).
• Collaborer avec les membres de la cellule pour élaborer une approche cohérente de gestion des urgences dans la cellule.
• Rédiger des concepts d'interventions nécessitant un financement de l’enveloppe des urgences et animer la cellule et les missions pour fournir toutes les informations nécessaires et les rapports après action.

Gestion de la sécurité

• S'assurer que les missions disposent de politiques, de protocoles et de directives de sécurité alignés avec la politique de sécurité de l'OCP.
• Conseiller et suivre/suivre l'application des directives de sécurité de la mission.
• Élaborer des politiques de sécurité spécifiques lorsque le contexte l'exige (par exemple, profilage)
• Réfléchir et échanger avec le responsable de cellule et les HoM sur les risques de sécurité et leur impact sur le fonctionnement et proposer des mesures de réponse aux risques nouvelles ou adaptées.
• Suivre, consolider et tenir à jour un registre de l'information sur la sécurité des missions au niveau de la cellule.
• Solliciter les conseils, les contributions et les orientations de l'unité de sécurité à Paris et garantir la mise en œuvre et le suivi des recommandations en matière de sûreté et de sécurité.
• Collaborer avec la responsable cellule logistique pour s'assurer que les procédures et processus logistiques sont conformes aux directives de sécurité de la mission.

Partager la Supervision / support aux départements de la cellule

•   Fournir un soutien direct aux fonctions RH et logistiques de la cellule.
  • Pendant les périodes de planification et tout au long du cycle de planification et des interventions.
  • S'assurer que les activités de ces départements sont alignées avec les ambitions et les plans opérationnels.
• Superviser les initiatives transversales RH et logistiques du portefeuille.
• Piloter le portefeuille de construction de la cellule y compris la supervision des AMO (Assistant à maître d'ouvrage).
• Participer à l’élaboration, la gestion et le suivi du budget annuel et de ses révisés. Animer l’analyse des coûts par activités (chronos) pour chacune des urgences.

Gestion de l'information et des connaissances

• Être en charge des rapports du portefeuille (rapports de situation de la mission, rapports annuels, rapports de visite et rapports trimestriels), en veillant à ce que les informations clés de suivi soient rassemblées et diffusées aux membres de l'équipe appropriés. Vous serez également chargé de vous assurer que les demandes sur le terrain reçoivent une réponse rapide et que les commentaires sont donnés en temps opportun.
• Aider à l'élaboration, à la révision et à la qualité de documents clés : fiche de pays et projet, propositions de projets, plans de sécurité, plans de réponse aux situations d'urgence, etc. Être responsable d'avoir les documents clés de la mission (fiche pays, fiches de risques...) mis à jour et accessible aux utilisateurs au sein de l'organisation (Mymsf, SharePoint)
• Coordonner les événements internes de la cellule, y compris l'organisation de la mise à plat annuelle, des revues régulières, des séminaires et ateliers de cellule et assurer le suivi des décisions majeures qui y sont prises.
• Assurer les briefings et les débriefings du personnel mobile international. Effectuer des briefings techniques et des débriefings, en impliquant des référents techniques si nécessaire.
• Agir en tant que personne focale de cellule pour les projets et les activités de capitalisation et d'évaluation. Proposer et participer aux évaluations/capitalisations sur les projets de la cellule.
• Comme convenu avec le responsable de la cellule / RC, représenter, présenter et partager les informations au nom de la cellule sur différentes plateformes au sein de l'OCP / MSF ou à l'extérieur.
•  En collaboration avec la responsable cellule logistique, assurer la gestion globale de l'information de la cellule, y compris une attention appropriée à la sécurité et à la confidentialité.

Formation & transmission des compétences

• Participer à la définition et à la mise en œuvre des formations au siège et sur les terrains.
• Agir en tant que point focal de cellule pour l'organisation de formations et de simulations de sécurité
• Identifier et intégrer les nouveaux coordonnateurs et les soutenir et les coacher pendant leur mission.
• Identifier les personnes à potentiel dans les missions de la cellule et participer à leur développement.
•  Identifier les besoins individuels de formation du personnel sous sa supervision.
• Participer à la définition et à la mise en place d'outils spécifiques à la cellule 6.